Nutzungsordnung für KV-Greenlight/BigBlueButton
Das Zentrum für Schulqualität und Lehrerbildung (ZSL) betreibt unter der Adresse https://kvgl.lehrerfortbildung-bw.de die Webanwendung KV-Greenlight mit dem Ziel, personalisierte Webkonferenzräume über das Videokonferenzsystem BigBlueButton (BBB) für die Kultusverwaltung (KV) Baden-Württemberg bereitzustellen.
Teilnahme an BBB-Webkonferenzen
1 KV-Greenlight
Über die Webanwendung KV-Greenlight können Webkonferenzen mit einem abgestuften Rollen- und Rechtemanagement durchgeführt werden.
2 BigBlueButton
Wesentliche Funktionen von BigBlueButton sind:
- Bereitstellung von Webkonferenzräumen einschließlich Breakout-Räumen
- Übertragung von Ton, Video, Bildschirminhalten und Dateien
- Erstellen und Teilen von Notizen
- Austausch von Chatnachrichten
- Anzeigen eines Whiteboards für gemeinsames inhaltliches Arbeiten
- Durchführung von Umfragen
3 Technische Voraussetzungen und Verfügbarkeit
3.1 Technische Voraussetzungen
BigBlueButton läuft vollständig im Browser, eine zusätzliche Installation ist zur Nutzung nicht erforderlich. Um eine reibungslose Teilnahme an einer BigBlueButton-Webkonferenz zu gewährleisten, sollten diese technischen Voraussetzungen erfüllt sein. Die Nutzerinnen/die Nutzer sind dafür verantwortlich, die technischen Voraussetzungen für die Nutzung der Webkonferenzräume zu schaffen.
3.2 Verfügbarkeit
Das ZSL kann die Nutzung von KV-Greenlight/BigBlueButton und seiner Funktionen zeitweilig beschränken, wenn dies im Hinblick auf Kapazitätsgrenzen, die Sicherheit oder Integrität des eingesetzten Systems oder zur Durchführung technischer Maßnahmen (insbesondere Wartung) erforderlich ist. Darüber hinaus ist es auch möglich, dass Erscheinungsbild, Aufbau und Funktionalität von KV-Greenlight/BigBlueButton ganz oder in Teilen geändert oder eingestellt werden müssen. Unter Umständen müssen solche Änderungen ohne vorherige Ankündigung vorgenommen werden, z.B. für Maßnahmen, mit denen die Sicherheit und Funktionsfähigkeit sichergestellt wird.
4 Regeln für Webkonferenzen
- Als Nutzerin / Nutzer sind Sie rechtlich für die Inhalte verantwortlich, die Sie über den Videokonferenzdienst übermitteln. Geltendes Recht und die Rechte Dritter (unter anderem Marken- und Urheberrechte sowie die gesetzlichen Vorschriften zum Daten- und Persönlichkeitsschutz) sind zu beachten.
- Bei Webkonferenzen mittels BigBlueButton dürfen keine Daten nach Art. 9 Datenschutzgrundverordnung (Gesundheitsdaten, personenbezogene Daten aus denen rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder Gewerkschaftszugehörigkeit sowie Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung hervorgehen) verarbeitet werden.
- Auch das Einstellen von Werbung ohne Genehmigung sowie die Übermittlung von Informationen, welche geeignet sind, die Funktionsfähigkeit oder die Sicherheit der informationstechnischen Systeme zu gefährden, ist untersagt.
- Fotos, Videos und Audioaufnahmen von Webkonferenzen sind nicht gestattet.
- Weitere Empfehlungen für Kommunikations- und Verhaltensregeln während Webkonferenzen (Vidiquette)
5 Hinweise zum Datenschutz
Personenbezogene Daten der Nutzerinnen / der Nutzer werden ausschließlich zur Bereitstellung von KV-Greenlight/BigBlueButton und seiner Funktionen verarbeitet. Im Übrigen gilt die untenstehende Datenschutzinformation
Organisation von BBB-Webkonferenzen
Für die Organisation von BBB-Webkonferenzen gelten zusätzlich die folgenden Bestimmungen.
6 Nutzung des Dienstes
Zweck ist die Erledigung dienstlicher Aufgaben der Kultusverwaltung und die Durchführung von Veranstaltungen für die Lehrerausbildung und -fortbildung. Eine Nutzung zu privaten Zwecken ist nicht gestattet.
7 Registrierung und Zugangsdaten
- 7.1
- Für die Registrierung bei KV-Greenlight ist eine von den ZSL-Regionalstellen verwaltete oder eine dienstliche E-Mail-Adresse der Kultusverwaltung Baden-Württemberg erforderlich.
- 7.2
- Während des Registrierungsvorgangs hat die Nutzerin / der Nutzer ein Passwort zu vergeben. Die Nutzerinnen / die Nutzer sind dafür verantwortlich, das Passwort geheim zu halten und keinen Dritten den Zugang zum Benutzerkonto über ihr Passwort zu ermöglichen. Das Passwort ist zu ändern, falls Gefahr besteht, dass es Dritten zur Kenntnis gelangt ist. Über eine unberechtigte Nutzung durch Dritte hat die Nutzerin /der Nutzer das ZSL (bbb@lehrerfortbildung-bw.de) unverzüglich zu benachrichtigen.
- 7.3
- Das Benutzerkonto ist nicht übertragbar.
8 Einrichtung und sichere Konfiguration von Konferenzräumen
Bei der Registrierung über KV-Greenlight wird ein Link zu einem permanenten, persönlichen Webkonferenzraum erzeugt. Die Teilnahme an Konferenzen ist ohne eine vorherige Registrierung per Linksharing möglich. Der Zutritt zum Konferenzraum soll mittels Freigabe durch den Moderator und/oder Zugangscode vor unbefugtem Betreten gesichert werden.
9 Hinweise zur Durchführung von BigBlueButton-Webkonferenzen
Eine Beschreibung der Rollen und Rechte (moderieren/präsentieren/teilnehmen) finden Sie hier. Hinweise zur Durchführung einer BigBlueButton-Webkonferenz finden Sie hier.
10 Ausschluss von der Nutzung
Das ZSL ist berechtigt, bei Verstößen gegen diese Nutzungsordnung das Benutzerkonto bei der Webanwendung KV-Greenlight zu sperren oder zu löschen.
11 Ausscheiden aus der Kultusverwaltung oder Lehrerfortbildung
Endet die Aufgabenwahrnehmung für die Kultusverwaltung, ist die Nutzerin / der Nutzer verpflichtet, das Benutzerkonto zu löschen. Ebenso ist das ZSL berechtigt, das Benutzerkonto einschließlich sämtlicher darin enthaltener Daten zu löschen.
Datenschutzinformation
1 Kontaktdaten
1.1 Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen nach Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO
Ministerium für Kultus, Jugend und Sport Baden-Württemberg,
Herr Ministerialdirektor Michael Föll
Thouretstraße 6, 70173 Stuttgart
Postanschrift: Postfach 10 34 42, 70029 Stuttgart
poststelle@km.kv.bwl.de
1.2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragen nach Art. 13 Abs. 1 lit. b DSGVO
datenschutzbeauftragter@km.kv.bwl.de
2 Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
2.1 Zweck
Über KV-Greenlight/BigBlueButton können in datenschutzkonformen Umgebungen
virtuelle Konferenzen, Besprechungen usw. durchgeführt werden.
Diese sind zur
Aufgabenerfüllung erforderlich und dienen folgenden Zwecken:
- Verbesserung der landesinternen Kommunikation und Erreichbarkeit
- Beschleunigung des Ablaufs von Geschäftsprozessen
- Effizientere standortübergreifende Zusammenarbeit
- Reduzierung von Dienstgängen und Dienstreisen
- Veranstaltungen der Lehrkräfteausbildung/-fortbildung
2.2 Rechtsgrundlage
Die Datenverarbeitung ist zur Aufgabenerfüllung erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 15 Abs. 1 LDSG
Personen außerhalb der KV willigen konkludent durch ihre Teilnahme nach Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung ein.
3 Verarbeitete Daten
Bei der Registrierung bzw. Anmeldung als Nutzer/in werden von Ihnen eingegebene oder mit Ihrer Nutzung automatisch anfallende Daten verarbeitet.3.1 Zugangs- und Inhaltsdaten
Neben den zur Registrierung bei der Webanwendung KV-Greenlight erforderlichen Daten (Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse, Passwort in verschlüsselter Form), werden bei der Teilnahme an einer Videokonferenz folgende Daten verarbeitet:
- Nachname, Vorname (wie vom Nutzer eingegeben)
- Bild- und Tondaten
- Name des Raumes
- Je nach Nutzung der Funktionen in einer Videokonferenz fallen Inhalte von Chats, gesetzter Status, Beiträge zum geteilten Whiteboard, Eingaben bei Umfragen, durch Upload geteilte Dateien und Inhalte von Bildschirmfreigaben an.
Die Aufzeichnung von Videokonferenzen ist deaktiviert.
3.2 Weitere Daten, die im Rahmen der Nutzung entstehen
Über die teils automatisch anfallenden, teils vom Nutzer eingegebenen Informationen hinaus werden weitere Daten protokolliert:
- IP-Adresse des Teilnehmers und Informationen zum genutzten Endgerät.
- Login/Logout-Zeitpunkt
Diese Daten können nur anlassbezogen vom Administrator eingesehen werden.
3.3 Cookies
- Cookies
Um die Nutzung zu ermöglichen kommen Cookies zum EInsatz. Dies sind Dateien, die durch den eingesetzten Browser auf demEndgerät abgelegt und gespeichert werden. Zu den in den Cookies gespeicherten Daten gehören bspw. die Session-ID (im Session-Cookie), und die Dokumentation der Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung sowie weitere zur Nutzung der Dienste notwendigen Daten.
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist §4 LDSG i.V.m. Artikel 6 Abs. 1 lit. e DSGVO, da in diesen Cookies notwendige Daten zur Bereitstellung der Dienste verarbeitet werden. - Drittanbieter-Cookies
Es werden keine Drittanbieter-Cookies eingesetzt.
Im Falle der Einbindung von externen Videos durch die Nutzerinnen/Nutzer im Konferenzsystem können jedoch Cookies von Drittanbietern vom Browser abgerufen werden. Hierauf haben wir keinen Einfluss.
4 Empfänger
Die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, Vorname) und die übertragenen Bild- und Tondaten sowie Chatbeiträge und Präsentationen können von allen Teilnehmern der jeweiligen Konferenz gesehen werden. Chatbeiträge können zudem gezielt nur an einzelne Teilnehmer übermittelt werden. Sämtliche Daten werden nicht an andere Personen oder Stellen weitergegeben, veröffentlicht oder für andere als die vorgesehenen Zwecke verwendet, auch nicht in anonymisierter Form.
Empfänger sind:
- Teilnehmende der jeweiligen Konferenz bzw. Kommunikation
- Zentrum für Schulqualität und Lehrerbildung Baden-Württemberg (ZSL)
- Auftragsverarbeiter Fa. Hetzner
Die für KV-Greenlight/BigBlueButton genutzten BigBlueButton-Instanzen werden im Auftrag des Kultusministeriums über die Netzinfrastruktur über dezidierte Server der Firma Hetzner bereitgestellt und betrieben. Die Firma Hetzner verarbeitet die personenbezogenen Daten ausschließlich in unserem Auftrag. Demnach darf diese sie nur entsprechend unserer Weisungen und für unsere Zwecke und nicht für eigene Zwecke nutzen, also weder für Werbung und auch nicht, um sie an Dritte weiterzugeben. Die Firma Hetzner hat generell keinen Zugriff auf die verarbeiteten Daten.
Eine Übermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation erfolgt nicht.
5 Löschung von Daten
5.1 Zugangs- und Inhaltsdaten
Sämtliche erhobenen Daten werden nach spätestens 4 Wochen gelöscht. Präsentationen und sonstige Dateiuploads werden täglich gelöscht, nach Beenden des Konferenzraums sind sie nicht mehr für andere Nutzerinnen / Nutzer zugänglich. Zur Systemüberwachung werden Logdaten, Chat und geteilte Notizen bis zu 4 Wochen gespeichert. Sie sind dann jedoch für andere Nutzerinnen / Nutzer nicht mehr sichtbar. Es werden keine personenbezogenen Zugangs- und Inhaltsdaten im Zusammenhang mit der Nutzung von BigBlueButton dauerhaft gespeichert. Videokonferenzen werden nicht aufgezeichnet.
Benutzeraccounts und sämtliche damit verbundenen Daten werden automatisiert gelöscht, wenn die Nutzerin / der Nutzer innerhalb eines Jahres den Webkonferenzraum nicht gestartet hat. Jede Nutzerin, jeder Nutzer kann über das Nutzerprofil die Löschung des Accounts vornehmen.
5.2 Weitere Daten, die im Rahmen der Nutzung entstehen
Die Löschung der unter Ziff. 3.2 genannten Daten erfolgt spätestens nach 4 Wochen.
6. Ihre Rechte
Gegenüber dem Kultusministerium besteht ein Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung und ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde, dem Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zu.
Ausführliche Hinweise finden Sie hier.